La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois au cours de l'année d'enseignement scolaire ou universitaire, c'est-à-dire :

Sinon la gratification reste facultative pour l'employeur.

Les jours de congés et d'autorisations d'absence en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, ainsi que ceux prévus dans la convention de stage, sont assimilés à du temps de présence pour calculer la durée du stage.

Pour les élèves du second degré de l'enseignement agricole inscrits dans un établissement dispensant une formation à rythme approprié, la gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 3 mois c'est-à-dire :

Attention : cette obligation concerne uniquement les stagiaires élèves et étudiants dans le cadre d'un stage d'initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les stagiaires de la formation professionnelle continue liés par un contrat de travail, d'autres règles s'appliquent : Un salarié en formation en dehors du temps de travail est-il rémunéré ?

Pour calculer le montant de la gratification, l'organisme d'accueil doit décompter le nombre d'heures de présence effective du stagiaire.

Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, la gratification des jours d'absence n'est pas obligatoire. Mais elle reste possible et ne remet pas en cause l'obligation de gratification des jours de présence.

Cependant, la gratification versée pendant ce congé est exclue de la franchise de cotisations sociales (donc est soumise à cotisations sociales), sauf si ces périodes sont assimilées à du temps de présence dans la convention de stage.

Le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature.

Le taux horaire de la gratification est égal à 3,6 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 24 € x 0,15).

Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal sous peine de requalification de la convention de stage en contrat de travail.

Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être supérieur au montant minimum légal. L'employeur doit le vérifier dans la convention collective.

Un simulateur de calcul permet aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.

À noter : Le plafond de la sécurité sociale est modifié chaque année au 1^er janvier. Si cette modification a lieu en cours de stage (par exemple pour un stage prévu entre le 1^er décembre et le 15 février), la convention doit explicitement prévoir une revalorisation de la gratification en fonction du changement du 1^er janvier.

La gratification est mensuelle : elle doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage.

Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.

Exemple pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1^er septembre au 30 novembre 2015, soit 3 mois calendaires, pour un total de 448 heures effectuées : septembre (22 jours x 7 heures = 154 heures), octobre (154 h), novembre (140 h), la gratification totale due = 448 x 3,6 € = 1 612,80 €

Si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de charges sociales pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).

Une gratification conventionnelle supérieure au minimum légal est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations).

À noter : La gratification est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.