Guide des droits et démarches administratives
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Ville de Carnac |
Comment faire parapher ou coter des registres comptables ?
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Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère en charge de la justice |
Tout savoir sur la démarche
Certains documents sociaux doivent être cotés et paraphés par le juge, le greffier du tribunal de commerce ou en mairie. La cote (numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page) sert à numéroter les pages vierges du livre ou du registre (chaque page est unique et irremplaçable), tandis que le paraphe (par l'apposition d'un cachet sur les 1e et dernière pages) permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression...) et leur donner une date certaine.
Paraphe obligatoire
Les délibérations des assemblées d'associés ou d'actionnaires et des organes ou conseils des sociétés commerciales sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres dédiés dont l'intitulé varie selon la forme juridique.
Doivent être obligatoirement cotés et paraphés les documents suivants :
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registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés à responsabilité limitée (SARL),
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registre des délibérations de l'associé unique de sociétés à responsabilité limitée à associé unique,
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registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés en nom collectif (SNC),
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registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés en commandite simple (SCS),
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registre des délibérations du conseil d'administration de sociétés anonymes (SA) à conseil d'administration,
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registre des délibérations du conseil de surveillance de sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance,
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registre des délibérations des assemblées générales d'actionnaires de sociétés anonymes et de sociétés par actions simplifiées (SAS),
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registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés civiles,
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registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés civiles professionnelles (SCP) de conseil en propriété industrielle,
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registre des délibérations des assemblées d'associés des Sociétés d'épargne forestière.
Paraphe facultatif
Certains livres comptables dont la tenue est obligatoire peuvent également être cotés et paraphés, mais de façon facultative.
Tous les commerçants doivent tenir les livres comptables suivants :
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livre-journal, qui enregistre les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise opération par opération et par ordre chronologique,
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grand livre, qui classe par nature de compte les informations figurant par ordre chronologique dans le livre-journal.
Le livre-journal et le grand-livre peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés.
Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié sur un registre spécial.
Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal ou de grand livre. Dans ce cas, ils sont identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Leur numérotation n'est plus obligatoire.
Comment faire ?
La demande de paraphe ou de cote peut se faire :
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soit sur place au greffe du tribunal du commerce ou au tribunal d'instance, ou en mairie,
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soit par courrier postal, en recommandé avec avis de réception.
Cette formalité est payante, sauf en mairie.
Le tarif est de 2,96 € par livre, auquel s'ajoutent des frais d'envoi.
Le paiement doit être effectué par chèque libellé à l'ordre du greffe du tribunal de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).
Attention : toutes les mairies ne proposent pas ce service.
Pour en savoir plus
Où s'adresser ?
Ministère chargé de la justice
Pour s'informer et accomplir la démarche (uniquement à Paris)
Références
- Code de commerce : articles L123-12 à L123-24
- Code de commerce : articles R221-3 et R222-1 : SNC et société en commandite simple
- Code de commerce : article R225-49 : SA
- Code de commerce : article R223-24 : SARL
- Code de commerce : article R225-22 : SA
- Code de commerce : article R223-26 : SARL
- Code de commerce : article R225-106 : SA
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