Guide des droits et démarches administratives
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Ville de Carnac |
Société de domiciliation d'entreprise
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Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) |
Tout savoir sur la démarche
Une société de domiciliation d'entreprise est un prestataire de service fournissant à titre professionnel une domiciliation juridique (siège social, adresse commerciale, administrative, postale) à des personnes physiques ou morales pour l'exercice de leur activité professionnelle. Elle doit être titulaire d'un agrément préfectoral pour exercer son activité. La domiciliation d'une entreprise est obligatoire pour déclarer son activité et l'immatriculer au RCS ou au répertoire des métiers (RM).
Conditions
Le dirigeant ou le représentant de la société ne doit pas avoir fait l'objet :
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d'une condamnation pénale définitive pour crime ou d'une condamnation donnant lieu à une peine d'au moins 3 mois d'emprisonnement sans sursis pour des faits tels que vol, recel, escroquerie, blanchiment, abus de confiance, trafic de stupéfiants, corruption, faux, association de malfaiteurs, proxénétisme, fraude fiscale ;
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du retrait de l'agrément de l'activité de domiciliation dans les 5 années précédentes ;
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d'une faillite personnelle ou d'une interdiction d'exercer une activité commerciale ou de gérer.
Les actionnaires ou associés détenant au moins 25 % des voix, des droits de vote ou des parts sociales de la société de domiciliation doivent également satisfaire à ces conditions d'honorabilité.
La société de domiciliation d'entreprises :
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ne peut pas exercer dans un local à usage d'habitation principale ou à usage mixte professionnel ;
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doit justifier qu'elle dispose juridiquement des locaux, c'est-à-dire soit être propriétaire des locaux mis à la disposition de la personne domiciliée, soit être titulaire d'un bail commercial de ces locaux ;
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doit justifier la mise à disposition des personnes domiciliées de locaux dotés d'une pièce propre :
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à assurer la confidentialité nécessaire ;
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à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ;
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à permettre la tenue, la conservation ou la consultation des livres, registres et documents comptables obligatoires (archives commerciales et juridiques).
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Les justificatifs peuvent être un plan de masse, des relevés cadastraux, des descriptifs des locaux avec photographie, etc.
Attention : L'exercice de l'activité de domiciliation sans avoir préalablement obtenu l'agrément ou après le retrait de l'agrément est sanctionné d'une peine d'emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 7 500 €.
Demande d'agrément
Avant l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS), l'agrément doit être demandé à la préfecture de département du siège de la société (ou à Paris auprès de la préfecture de police).
Il doit être renouvelé après 6 ans.
* Cas 1 : Personne physique
Formulaire : Demande d'agrément pour une société de domiciliation d'entreprise (personne physique)
* Cas 2 : Personne morale
Formulaire : Demande d'agrément pour une société de domiciliation d'entreprise (personne morale)
Préfecture
Préfecture de police de Paris - Section professions immobilières
La section ne reçoit pas les usagers
Préfecture de police
Direction de la police générale
Bureau des polices administratives
Section professions immobilières
36, rue des Morillons
75015 Paris
À partir du http://www.prefecturedepolice.interieur.gouv.fr/Demarches/Professionnel/Activites-reglementees-et-police-administrative/Societes-de-domiciliation-d-entreprise/Contacts/Ecrivez-nousformulaire de contact
En l'absence de réponse dans les 2 mois, l'agrément est considéré comme refusé.
Tout changement substantiel doit être déclaré dans un délai de 2 mois au préfet qui a délivré l'agrément.
Si la société de domiciliation crée un ou plusieurs établissements secondaires, elle doit justifier dans les 2 mois, auprès du préfet qui l'a agréée, que les conditions nécessaires sont réalisées pour chacun des établissements secondaires. Le préfet délivre, le cas échéant, un nouvel agrément.
L'agrément peut être suspendu pour une durée maximale de 6 mois ou retiré par le préfet lorsque la société de domiciliation ne remplit plus les conditions nécessaires, n'a pas effectué la déclaration de changement, ni demandé le renouvellement d'un agrément de plus de 6 ans.
Contrat de domiciliation
Dans le cadre de son activité de domiciliation d'entreprise, la société domiciliataire doit conclure avec les entreprises domiciliées un contrat écrit, d'une durée minimale de 3 mois renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation.
Ce contrat doit obligatoirement mentionner le numéro d'agrément préfectoral obtenu par la société de domiciliation.
Le domiciliataire doit détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant :
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les pièces justificatives relatives, s'agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, s'agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal ;
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les justificatifs relatifs à chacun des lieux d'activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
Il doit informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n'a pas pris connaissance de son courrier depuis 3 mois, il en informe également le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l'artisanat.
La société domiciliataire doit fournir au centre des impôts et aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale :
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chaque trimestre, une liste des personnes domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ;
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avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier de l'année.
La personne domiciliée doit présenter le contrat de domiciliation lors de sa demande d'immatriculation. Le contrat de domiciliation doit être mentionné au RCS du domicilié, avec l'indication du nom ou de la dénomination sociale et des références de l'immatriculation de l'entreprise domiciliataire.
La personne domiciliée doit :
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utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation ;
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informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité, son domicile personnel pour une personne physique, ou pour une société sa forme juridique, son objet, les noms et domiciles personnels des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel ;
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donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.
À savoir : Le non-respect de ces obligations peut être sanctionné d'une amende de 1 500 €.
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Références
- Code de commerce : articles L123-11-2 à L123-11-8 : Conditions pour exercer l'activité de domiciliation d'entreprise
- Code de commerce : articles R123-166-1 à R123-171 : Demande d'agrément
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