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Procédure d'embauche

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Tout savoir sur la démarche

L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici.

Préparation d'un recrutement

Lors d'un processus de recrutement, l'employeur doit mettre en place plusieurs étapes essentielles :

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Obligation

La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié).

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé et entraîne une pénalité de 1 062 € par salarié concerné.

L'Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE, lors de la signature d'une convention de stage. Voir Stages : les obligations de l'employeur

* Cas 1 : Salarié du régime général

Téléservice : Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne

* Cas 2 : Salarié agricole

Téléservice : Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)

À savoir : si le salarié déclaré par l'employeur n'est pas déjà immatriculé à la Sécurité sociale, et donc ne détient pas de numéro de SS, il doit aussi contacter la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence.

Mentions obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur,

  • code APE de l'entreprise,

  • numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours),

  • coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale,

  • noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé),

  • date et heure d'embauche prévisibles,

  • nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Dispositifs simplifiés

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :

  • Titre emploi-service entreprise (Tese),

  • Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois,

  • Titre emploi forains (TEF).

Dans ce cas, la DPAE ne doit pas être utilisée.

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail :

  • lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins,

  • lors du changement d'exploitant d'un établissement employant du personnel (par le nouvel employeur),

  • lors du transfert d'un établissement employant du personnel dans un autre emplacement,

  • lors d'une extension ou d'une transformation de l'établissement entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales.

Le récépissé de la lettre doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci.

À noter : des procédures particulières s'appliquent pour les salariés étrangers.

Registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).

Déclaration des mouvements de main d'œuvre

Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration des mouvements de main-d'œuvre (DMMO) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.

Visite d'information et de prévention (VIP)

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention (VIP) (remplace la visite médicale d'embauche).

Obligatoire pour tous les salariés quel que soit leur contrat de travail, elle doit permettre, notamment, d'interroger le salarié sur son état de santé et de l'informer sur les risques de son contrat.

La visite doit être réalisée dans les 3 mois suivants la prise de poste et renouvelée au plus tard tous les 5 ans. À l'issue de la visite, une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l'employeur.

Les travailleurs handicapés ou titulaires d'une pension d'invalidité bénéficient d'un suivi individuel adapté.

Un suivi individuel renforcé doit être effectué dans le cas où le poste présente des risques particuliers pour la santé ou la sécurité du salarié (exposition à l'amiante ou au plomb, par exemple).

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :

  • une amende de 1500 €;

  • une peine de prison de 4 mois et une amende de 3750 € en cas de récidive.

Dernière mise à jour le 9 mars 2017

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Pôle emploi pour les employeurs - 3995

Pôle emploi

Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche

Par téléphone

39 95

Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile

Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95

Urssaf

Agence centrale des organismes de sécurité sociale (Acoss)

Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte) - Pôles T (Travail) et 3E (Entreprises, emploi, économie)

Ministère chargé du travail

Références


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